Politique de confidentialité et gestion des données personnelles

Politique de confidentialité et gestion des données personnelles

Dernière mise à jour : 12 août 2026

1. Responsable du traitement

Les services ylonaquatic.com et Ylon Network sont exploités par :

Hong Kong CheckpointCharlie Ltd
Company Registration No. 51548409
2301, Bayfield Building
99 Hennessy Road
Wanchai, Hong Kong
Région administrative spéciale de Hong Kong

Contact relatif aux données personnelles :
contact@checkpointcharlie-ltd.com

Dans cette politique, les termes « YLON », « nous » et « nos services » désignent Hong Kong CheckpointCharlie Ltd et les services qu’elle exploite sous les marques YLON et ylon-a®.

2. Objet de cette politique

Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons les données personnelles dans le cadre :

  • du site ylonaquatic.com et de ses services de vente en ligne ;

  • de l’application Ylon Network et de son annuaire professionnel ;

  • de nos relations avec les clubs, associations, entraîneurs, particuliers, revendeurs et distributeurs ;

  • de nos campagnes d’information et de réactualisation des coordonnées ;

  • des formulaires sécurisés permettant de confirmer ou corriger une fiche existante ;

  • des demandes de contact, abonnements et préférences de communication.

3. Données traitées

Selon la nature de notre relation, nous pouvons traiter :

  • votre nom et votre prénom ;

  • votre fonction au sein d’une organisation ;

  • le nom de votre club, association ou entreprise ;

  • votre type d’activité déclaré ;

  • votre adresse électronique principale et les coordonnées de contacts complémentaires ;

  • vos numéros de téléphone ;

  • votre adresse postale, ville, région et pays ;

  • votre site Internet ;

  • votre sport ou activité sportive ;

  • vos préférences de communication ;

  • les réponses apportées à un formulaire de réactualisation ;

  • les anciennes informations et les nouvelles informations proposées, afin de permettre leur comparaison ;

  • les statuts de vérification et de validation interne ;

  • vos choix de désinscription ou d’opposition aux communications ;

  • certaines informations techniques de sécurité, telles que la date de soumission et des empreintes non directement lisibles de l’adresse IP ou du navigateur ;

  • les informations nécessaires à une commande, un paiement, une livraison ou une relation commerciale.

Nous nous efforçons de ne collecter que les informations nécessaires aux finalités présentées dans cette politique.

4. Origine des données

Les données peuvent provenir :

  • directement de vous ;

  • de votre organisation ou d’un interlocuteur professionnel autorisé ;

  • d’une relation commerciale antérieure ;

  • d’anciennes listes de contacts utilisées dans le cadre des activités de YLON ;

  • de fichiers transmis à YLON afin d’être contrôlés ou actualisés ;

  • de sources professionnelles, fédérales ou institutionnelles accessibles au public ;

  • de partenaires ou prestataires autorisés, lorsque la législation le permet.

Lorsqu’une ancienne fiche vous est présentée dans un formulaire sécurisé, son objectif est de vous permettre de vérifier, corriger ou compléter les informations déjà détenues.

5. Finalités des traitements

Nous utilisons les données pour :

  • gérer nos relations avec nos clients, prospects et partenaires ;

  • traiter les commandes et fournir les services demandés ;

  • tenir à jour les coordonnées des clubs, organisations et contacts professionnels ;

  • détecter les informations manquantes, invalides, obsolètes ou dupliquées ;

  • rapprocher une fiche historique d’une fiche existante, sans fusion automatique ;

  • vous envoyer un lien personnel permettant de confirmer ou corriger vos informations ;

  • enregistrer votre réponse séparément des données historiques ;

  • comparer les données anciennes avec les nouvelles informations proposées ;

  • soumettre les modifications sensibles à une validation humaine ;

  • gérer vos préférences de communication et vos oppositions ;

  • sécuriser les formulaires, prévenir les abus et conserver une trace des opérations ;

  • respecter nos obligations légales, comptables et administratives ;

  • améliorer nos services et la qualité de nos données.

Une réponse à un formulaire de réactualisation ne provoque pas nécessairement une intégration automatique dans l’annuaire Ylon Network. Elle peut être examinée avant toute intégration, particulièrement lorsqu’elle concerne un statut de revendeur ou de distributeur.

6. Informations obligatoires et facultatives

Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires pour enregistrer et traiter correctement votre réponse. Les autres champs sont facultatifs.

Si une information obligatoire n’est pas fournie, il peut être impossible d’enregistrer ou d’examiner la demande.

La communication d’informations supplémentaires à des fins commerciales est facultative. Le refus de recevoir des communications n’empêche pas la confirmation ou la correction de vos coordonnées.

Si vous nous communiquez les coordonnées d’une autre personne, vous devez vous assurer qu’elle est autorisée à être désignée et qu’elle est informée de cette transmission.

7. Bases juridiques

Selon le contexte et la législation applicable, nos traitements peuvent reposer sur :

  • l’exécution d’un contrat ou de mesures demandées avant la conclusion d’un contrat ;

  • le respect d’une obligation légale ;

  • notre intérêt légitime à maintenir des coordonnées professionnelles exactes, sécuriser nos services et gérer nos relations professionnelles ;

  • votre consentement ou votre indication de non-opposition lorsque la loi l’exige ;

  • la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque le consentement est requis, il doit résulter d’un choix libre, spécifique, éclairé et explicite. Vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause la légalité des traitements déjà réalisés.

8. Communications et marketing direct

Nous pouvons vous adresser des informations relatives à YLON, à nos produits, à nos services ou à l’actualisation de votre fiche lorsque la législation applicable l’autorise.

Lorsque votre consentement ou votre indication de non-opposition est requis, ce choix est demandé séparément. Aucun consentement commercial n’est déduit du simple fait que vous confirmez ou corrigez vos coordonnées.

Chaque communication doit permettre d’identifier l’expéditeur et de s’opposer facilement à de nouveaux envois.

Vous pouvez à tout moment :

  • utiliser le lien de désinscription présent dans nos messages ;

  • modifier vos préférences lorsqu’un lien est proposé ;

  • nous contacter à l’adresse indiquée dans cette politique.

Nous pouvons conserver un nombre limité d’informations dans une liste d’opposition afin d’éviter de vous contacter de nouveau contre votre volonté.

9. Prestataires et absence de vente des données

Hong Kong CheckpointCharlie Ltd ne vend, ne loue et ne communique pas les données personnelles à des tiers afin qu’ils réalisent leur propre prospection commerciale.

Certaines données sont néanmoins traitées, exclusivement dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services, par nos prestataires techniques et contractuels, notamment :

  • OVHcloud, pour l’hébergement de Ylon Network, de ses données et de ses sauvegardes ;

  • Brevo, pour la préparation, l’envoi et le suivi technique des courriers électroniques ;

  • Stripe, PayPal et Airwallex, pour le traitement des paiements et la prévention de la fraude ;

  • les prestataires techniques, comptables, juridiques ou de sécurité dont l’intervention est nécessaire.

Ces prestataires agissent dans le cadre des services qui leur sont confiés. Ils ne sont pas autorisés à utiliser le fichier de contacts YLON pour leur propre marketing.

Nous pouvons également communiquer certaines informations lorsqu’une obligation légale, une décision d’une autorité compétente ou la défense de nos droits l’exige.

10. Localisation et transferts internationaux

Hong Kong CheckpointCharlie Ltd est établie à Hong Kong. L’application Ylon Network et sa base de données principale sont hébergées par OVHcloud en France.

Compte tenu de notre activité internationale et de l’utilisation de prestataires tels que Brevo, Stripe, PayPal et Airwallex, certaines données peuvent être traitées depuis l’Espace économique européen, Hong Kong ou d’autres pays dans lesquels ces prestataires disposent d’infrastructures ou de personnels autorisés.

Lorsque cela est nécessaire, nous mettons en place des garanties contractuelles, techniques et organisationnelles destinées à préserver la confidentialité des données et à limiter leur traitement aux finalités annoncées.

Pour les données relevant de la réglementation européenne, ces garanties peuvent notamment reposer sur une décision d’adéquation, des clauses contractuelles appropriées ou un autre mécanisme reconnu par la législation applicable.

Les données ne sont pas transférées à des tiers afin d’être revendues ou utilisées dans leurs propres campagnes de prospection.

11. Durées de conservation

Nous appliquons les durées suivantes, sous réserve d’une obligation légale imposant une conservation différente :

  • les liens personnels de réactualisation sont valables pendant une durée maximale de douze mois, sauf révocation anticipée ;

  • les données relatives à un prospect ou à une ancienne liste de contacts sont conservées pendant un maximum de trois ans à compter du dernier contact ou de la dernière action émanant de la personne ;

  • les réponses à un formulaire de réactualisation et leur historique de comparaison sont conservés pendant trois ans à compter de la dernière réponse ou validation, sauf si la fiche est intégrée dans une relation active ;

  • les données d’un contact actif sont conservées pendant la relation, puis pendant trois ans après sa fin ou le dernier contact pertinent ;

  • les informations strictement nécessaires pour respecter une opposition aux communications sont conservées pendant trois ans et ne sont utilisées que pour éviter une nouvelle sollicitation ;

  • les journaux techniques nécessaires à la sécurité et à la prévention des abus sont conservés pendant un maximum de douze mois, sauf incident nécessitant une conservation plus longue ;

  • les demandes adressées au support ou au service chargé des données sont conservées pendant trois ans après le dernier échange ;

  • les commandes, factures, paiements et pièces comptables sont conservés pendant au moins sept ans, conformément aux obligations applicables aux entreprises établies à Hong Kong.

À l’issue de ces périodes, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées avec un accès restreint lorsqu’une obligation légale impose leur conservation.

12. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre :

  • l’accès non autorisé ;

  • la perte ou la destruction ;

  • l’altération ;

  • la divulgation accidentelle ;

  • l’utilisation incompatible avec les finalités annoncées.

Les liens de réactualisation sont personnels. Ils ne doivent pas être transmis à une autre personne sans autorisation.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, nous réexaminons et adaptons nos mesures en fonction des risques et des évolutions techniques.

13. Vos droits

Selon la législation applicable et votre situation, vous pouvez demander :

  • l’accès à vos données ;

  • la correction de données inexactes ;

  • la suppression de certaines données ;

  • la limitation d’un traitement ;

  • l’opposition à un traitement, notamment au marketing direct ;

  • le retrait de votre consentement ;

  • la portabilité lorsque ce droit est applicable ;

  • des informations sur les destinataires et les transferts internationaux.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à :

Hong Kong CheckpointCharlie Ltd
2301, Bayfield Building
99 Hennessy Road
Wanchai, Hong Kong
Région administrative spéciale de Hong Kong

contact@checkpointcharlie-ltd.com

Nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité et éviter qu’une autre personne accède à vos données.

Nous répondons aux demandes dans les délais prévus par la législation applicable.

Vous pouvez également adresser une réclamation à l’autorité compétente, notamment au Privacy Commissioner for Personal Data de Hong Kong ou à l’autorité de protection des données de votre pays lorsque la réglementation applicable le permet.

14. Cookies et données de navigation

Le site ylonaquatic.com peut utiliser des cookies ou des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, aux préférences, aux statistiques ou aux services commerciaux.

Lorsque la législation exige un consentement préalable pour certains cookies, ceux-ci ne doivent être activés qu’après votre choix.

Des informations complémentaires peuvent être présentées dans notre outil de gestion des cookies ou dans une politique dédiée.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique afin de tenir compte :

  • d’une évolution de nos services ;

  • d’un changement de prestataire ;

  • d’une modification légale ou réglementaire ;

  • d’une évolution de nos pratiques de sécurité ou de conservation.

La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification importante, une information complémentaire pourra être fournie.